Elektroniczna wymiana dokumentów

 

Problem papierowych dokumentów

Coraz większe znaczenie w działalności firm ma szybkość działania idąca w parze z niezawodnością i zminimalizowanym prawdopodobieństwem popełniania błędów. Niestety rosnąca wraz z rozwojem firmy ilość dokumentów oraz konieczność koordynowania coraz większych zespołów ludzkich i coraz większego zakresu działalności zupełnie nie idzie w parze z szybkością i sprawnością. Ogromne ilości papierowych dokumentów produkowanych na potrzeby księgowości (faktury, wz, przelewy) oraz do celów organizacyjnych potrafią sparaliżować najbardziej nawet sprawne przedsiębiorstwo.

Pierwszym krokiem jaki pokonuje każdy przedsiębiorca, już na wczesnym etapie rozwoju jest komputeryzacja firmy. Na rynku funkcjonuje wiele programów wspomagających księgowość, fakturowanie, ewidencję magazynową itp. Pomagają one rozwiązać najbardziej palące problemy. Zmniejszyć nieco ilość dokumentów papierowych i ułatwić emisję tych, które pozostają niezbędne. Dobrze przemyślany system zapewnia również komunikację pomiędzy poszczególnymi programami lub ich modułami. Oznacza to, że na przykład dane z programu fakturującego są automatycznie księgowane w module księgowym.

 

Potrzeba Elektronicznej Wymiany Danych

Drugi krok w kierunku Rynku Elektronicznego (ang. Electronic Commerce, w skrócie EC) jest dużo trudniejszy, gdyż jest to krok poza teren firmy. Istnieją wprawdzie proste formy komunikacji jak e-mail (poczta elektroniczna) lub fax, które redukują czas potrzebny na przebycie przez dokument drogi z jednej firmy do drugiej. Nie zapewniają one jednak bezpieczeństwa danych i nie gwarantują ich poprawności, gdyż w dalszym ciągu człowiek jest kluczowym ogniwem - ręcznie przepisuje dane z przychodzących dokumentów, wprowadzając je do wewnętrznego systemu informatycznego firmy.

Pojawia się więc potrzeba opracowania systemu, za pomocą którego mogą porozumiewać się firmy zlokalizowane często nawet na różnych kontynentach. Czy taki system jest pomysłem rodem z futurystycznych opowiadań lub filmów? Nie, system taki od dawna istnieje i stał się już międzynarodowym standardem. Powszechnie znany jest jako EDI - Electronic Data Interchange, czyli po polsku "Elektroniczna Wymiana Danych".

 

Początki EDI, pierwsi użytkownicy

Gdy prawie 30 lat temu powstawała koncepcja EDI, komputery były bardzo drogie, a modemowe połączenia między nimi miały niewyobrażalnie, jak na dzisiejsze standardy, niską przepustowość i niewiele firm mogło sobie na nie pozwolić. Z drugiej strony nie istniały żadne systemy wspomagające wymianę danych między firmami. Programy, które tworzyli autorzy wynajmowani przez pionierów EDI (przemysł samochodowy, General Motors, Sears, K-Mart) nie były ogólnie dostępne. Daleko im również było do prostoty obsługi i niezawodności, jakimi mogą szczycić się dzisiejsze systemy.

Początki nie były więc łatwe. Pierwszymi poważnymi użytkownikami EDI stali się przewoźnicy morscy, kolejowi i powietrzni, czyli sektor transportu. Góry papieru, jakie ten sektor przetwarzał, musiały być przewożone na odległości rzędu setek mil i bezustannie przepisywane - co prowadziło do nieuniknionych pomyłek.

W krótkim czasie dołączyli do nich związani z transportem brookerzy, magazyny, agencje celne, sieci detaliczne, wreszcie obsługujące te sektory banki.

 

Przeczytaj więcej na:

 https://www.editel.pl/czym-jest-elektroniczna-wymiana-danych/

 

Użytkownicy EDI

Dzisiaj EDI jest już technologią dopracowaną, głęboko zakorzenioną w światowym biznesie. Szacuje się, że w Stanach Zjednoczonych z Elektronicznej Wymiany Danych korzysta ponad 100 tysięcy firm, z takimi gigantami jak Federal Express, Eastman Kodak, American Airlines, Nike, Staples, National Bank, JC Penney, Prudential Insurance. Wiele organizacji rządowych USA również akceptuje i przesyła między sobą dokumenty w formie elektronicznej.

O sprawności EDI może świadczyć fakt, że międzynarodowe banki przesyłają ponad trzy miliony dokumentów EDI dziennie. Odbywa się to przez sieć międzybankową o nazwie SWIFT.

Wybór EDI przez potentatów światowej gospodarki sugeruje, że jest to system opłacalny i godny zaufania, pomimo że może się na pozór wydawać rozwiązaniem kosztownym.

Standardy

Wczesne formy Elektronicznej Wymiany Danych opierały się na formatach opracowanych przez grupy współpracujących ze sobą firm. Wokół tych grup skupiały się coraz większe kręgi kooperantów. Problemy zaczynały się, gdy dwie duże grupy postanawiały nawiązać współpracę, gdyż okazywało się zwykle, że formaty dokumentów stosowane w każdej z nich nie są ze sobą zgodne. Powstała więc potrzeba standaryzacji formatu wymiany danych. Zaowocowała ona na początku lat osiemdziesiątych dwoma głównymi standardami: ANSI X12 oraz UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport), które są obecnie najczęściej używane, mając akceptację Rządu Federalnego USA i Organizacji Narodów Zjednoczonych.

O standardowym dokumencie EDI można myśleć jak o wielkiej tabeli, zawierającej drobne rubryczki, które zostały starannie wyselekcjonowane z pokaźnej palety rozwiązań praktycznych stosowanych przez różne przedsiębiorstwa. Pojedyncza firma nie wypełnia wszystkich rubryczek, a jedynie te, które dotyczą przeprowadzanej przez nią transakcji. Również firma otrzymująca dokument EDI używa tylko tych pól tabeli, które są jej niezbędne. W praktyce oczywiście nikt nie wypełnia żadnych rubryczek. Firma przetwarza dokument w swoim własnym formacie, a odpowiedni program tłumaczy go na format EDI lub konwertuje z tego formatu.

W USA głównym standardem jest X12, a w pozostałych krajach EDIFACT. Obecnie wszystkie organizacje odpowiadające za standaryzację EDI, podjęły decyzję o migracji do standardu EDIFACT.

Koszt i opłacalność używania EDI

Koszty wdrożenia rozwiązania EDI są zazwyczaj niewielkie, a czas zwrotu z inwestycji bardzo krótki – w zależności od sytuacji może wynosić od 3 do 12 miesięcy.

Dzięki EDI otwiera się również możliwość podejmowania decyzji marketingowych na podstawie wyników działania specjalnych programów, które w aktywny sposób wspomagają zarządzanie firmą, analizują każdy aspekt współpracy z partnerami i przeprowadzają zaawansowane symulacje potencjalnych możliwości usprawnienia działania firmy.

Więcej na ten temat mogą Państwo przeczytać w dziale EDI krok po kroku.