Kalkulacja oszczędności z wdrożenia EDI

Liczne przykłady udanych wdrożeń EDI pokazują, że największe korzyści z elektronicznej wymiany danych mają charakter bardziej zmian jakościowych niż ilościowych. Korzyści z EDI są zauważalne przede wszystkim w następujących obszarach:

 

Oszczędności w kosztach administracyjnych.

W tej sferze obliczenie oszczędności spowodowanych wdrożeniem EDI nie powinno nastręczać trudności. Należy oszacować liczbę dokumentów przetwarzanych w ciągu całego roku, które odpowiadają wdrażanym komunikatom EDI. Bezpośrednie koszty związane z wysyłaniem tych dokumentów obejmują: wydruk, sporządzenie kopii, koszt kopert i znaczków, opłaty telefoniczne/faksowe. Następnie należy wycenić czas spędzony na zbieraniu i gromadzeniu danych, wprowadzaniu do pamięci komputera, wypełnianiu odpowiednich formularzy, archiwizowaniu, wysyłaniu pocztą lub faksem i co najważniejsze - na kontrolowaniu poprawności dokumentu i korekcie ewentualnych pomyłek. Wymiana dokumentów bezpośrednio między aplikacjami komputerowymi eliminuje częste i kosztowne pomyłki powstające przy ręcznym wprowadzaniu danych z klawiatury.

Oszacowany w ten sposób czas należy pomnożyć przez średnią pensję pracownika administracyjnego (z uwzględnieniem dodatków i kosztów ogólnych).
Dodatkowo należy rozważyć korzyści wynikające z przekwalifikowania pracowników zajmujących się dotychczasowo wprowadzaniem danych. Pracownicy ci mogą być wykorzystani pełniej przy wykonaniu innych, lepiej odpowiadających ich kwalifikacjom prac.

 

Szybsza realizacja transakcji handlowych.

Właściwie pracujący system EDI umożliwia istotne skrócenie cyklu zamówienie-sprzedaż-fakturowanie-dostawa-zapłata. Pozwala to na lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowych umożliwia znaczne zmniejszenie wielkości niezbędnych zapasów. Szybszy obieg dokumentów handlowych przyspiesza obieg pieniężny oraz uwalnia kapitał obrotowy.

Przy szacowaniu uzyskanych dzięki EDI oszczędności należy brać pod uwagę skracanie czasu dostawy, i co z tym związane, redukcję zapasów zabezpieczających popyt w okresie dostawy. To z kolei pozwoli na określenie oszczędności związanych ze zmniejszeniem się koniecznych zapasów surowców i produktów finalnych.

EDI prowadzi nie tylko do szybszej realizacji transakcji handlowych, ale także zabezpiecza cały łańcuch dostaw. Jest to efektem lepszej i dokładniejszej informacji, jaka jest wymieniana między parametrami handlowymi. Bezpieczeństwo i pewność dostaw pozwalają na eliminację zapasów buforowych trzymanych w różnych ogniwach łańcucha na wypadek niezrealizowania dostawy.

 

Korzyści strategiczne

Obok ewidentnych oszczędności wynikających z wdrożenia EDI, najważniejszą zaletą systemu jest zmiana sposobu prowadzenia biznesu. Związane z tym korzyści strategiczne polegają na umocnieniu relacji rynkowych, lepszej obsłudze klienta oraz wzmocnienia związków z partnerami handlowymi. Do pozostałych strategicznych korzyści można zaliczyć: nieustanne polepszanie pozycji rynkowej, wzrost konkurencyjności firmy, zwiększenie produktywności załogi i inne.

Strategiczne korzyści są bardzo trudne do liczbowego oszacowania, ale reprezentują potencjalne możliwości przedsiębiorstwa sprostania potrzebom rynku. O ile nietrudno byłoby zademonstrować, że EDI prowadzi do zwiększonego udziału w rynku, o tyle trudno jest powiedzieć jak rynek ten rozszerzy się dzięki zastosowaniu EDI. Pierwsze korzyści z EDI są zauważalne już w momencie rozpoczęcia wysyłania i odbierania elektronicznych dokumentów, jednakże te największe wynikają z przeanalizowania całości operacji oraz wzrostu efektywności firmy, jaką stymuluje wdrożenie EDI.

Oceniając inwestycje poniesione na EDI, warto porównać zmiany i korzyści, jakie wynikają z tego dla całej firmy, w porównaniu z kosztami poniesionymi na reorganizację tylko tych działów, które będą bezpośrednio zaangażowane w EDI. Elektroniczne fakturowanie i elektroniczne przekazy pieniężne mogą przynieść największe korzyści w dziale księgowości, ale ich efekty będą również zauważalne w dziale sprzedaży, produkcji i w innych.