Elektroniczna wymiana dokumentów

 

Problem papierowych dokumentów

Coraz większe znaczenie w działalności firm ma szybkość działania idąca w parze z niezawodnością i zminimalizowanym prawdopodobieństwem popełniania błędów. Niestety rosnąca wraz z rozwojem firmy ilość dokumentów oraz konieczność koordynowania coraz większych zespołów ludzkich i coraz większego zakresu działalności zupełnie nie idzie w parze z szybkością i sprawnością. Ogromne ilości papierowych dokumentów produkowanych na potrzeby księgowości (faktury, wz, przelewy) oraz do celów organizacyjnych potrafią sparaliżować najbardziej nawet sprawne przedsiębiorstwo.


Pierwszym krokiem jaki pokonuje każdy przedsiębiorca, już na wczesnym etapie rozwoju jest komputeryzacja firmy. Na rynku funkcjonuje wiele programów wspomagających księgowość, fakturowanie, ewidencję magazynową itp. Pomagają one rozwiązać najbardziej palące problemy. Zmniejszyć nieco ilość dokumentów papierowych i ułatwić emisję tych, które pozostają niezbędne. Dobrze przemyślany system zapewnia również komunikację pomiędzy poszczególnymi programami lub ich modułami. Oznacza to, że na przykład dane z programu fakturującego są automatycznie księgowane w module księgowym.

 


Potrzeba Elektronicznej Wymiany Danych

Drugi krok w kierunku Rynku Elektronicznego (ang. Electronic Commerce, w skrócie EC) jest dużo trudniejszy, gdyż jest to krok poza teren firmy. Istnieją wprawdzie proste formy komunikacji jak e-mail (poczta elektroniczna) lub fax, które redukują czas potrzebny na przebycie przez dokument drogi z jednej firmy do drugiej. Nie zapewniają one jednak bezpieczeństwa danych i nie gwarantują ich poprawności, gdyż w dalszym ciągu człowiek jest kluczowym ogniwem - ręcznie przepisuje dane z przychodzących dokumentów, wprowadzając je do wewnętrznego systemu informatycznego firmy.


Pojawia się więc potrzeba opracowania systemu, za pomocą którego mogą porozumiewać się firmy zlokalizowane często nawet na różnych kontynentach. Czy taki system jest pomysłem rodem z futurystycznych opowiadań lub filmów? Nie, system taki od dawna istnieje i stał się już międzynarodowym standardem. Powszechnie znany jest jako EDI - Electronic Data Interchange, czyli po polsku "Elektroniczna Wymiana Danych".

 


Początki EDI, pierwsi użytkownicy

Gdy prawie 30 lat temu powstawała koncepcja EDI, komputery były bardzo drogie, a modemowe połączenia między nimi miały niewyobrażalnie, jak na dzisiejsze standardy, niską przepustowość i niewiele firm mogło sobie na nie pozwolić. Z drugiej strony nie istniały żadne systemy wspomagające wymianę danych między firmami. Programy, które tworzyli autorzy wynajmowani przez pionierów EDI (przemysł samochodowy, General Motors, Sears, K-Mart) nie były ogólnie dostępne. Daleko im również było do prostoty obsługi i niezawodności, jakimi mogą szczycić się dzisiejsze systemy.


Początki nie były więc łatwe. Pierwszymi poważnymi użytkownikami EDI stali się przewoźnicy morscy, kolejowi i powietrzni, czyli sektor transportu. Góry papieru, jakie ten sektor przetwarzał, musiały być przewożone na odległości rzędu setek mil i bezustannie przepisywane - co prowadziło do nieuniknionych pomyłek.


W krótkim czasie dołączyli do nich związani z transportem brookerzy, magazyny, agencje celne, sieci detaliczne, wreszcie obsługujące te sektory banki.

 

Przeczytaj więcej na:

 http://www.edison.pl/elektroniczny-obieg-dokumentow

W celu poprawnego funkcjonowania witryny, używamy plików cookies. Aby dowiedzieć się więcej zapoznaj się z naszą Polityką prywatności.